PERANCANG SISTIM INFORMASI

KATA PENGANTAR

Sebagai mahkluk ciptaan Tuhan yang Maha Esa sudah sepantasnya penyusun memanjatkan puji syukur kehadirat atas segala rahmatnya dan karunia yang telah dilimpahkan kepada penyusun, sehingga penyusun makalah ini dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Perancang Sisitm Informasi”dengan tepat waktu.
Penyusun meyakini segala daya upaya manusia tidak sia-sia belaka penyusun suatu karya ilmiah seperti ini pada prinsipnya mengembangkan dua misi pokok yaitu; misi akademik dam misi sosial. Pada misi akademik penulis makalah merupakan penganti tes tenggah semester (TTS) yang harus di selesaikan setiap mahasiswa/i dalam rangka penyelesaian studi di perguruan tinggi. Karya ilmiah yang di hasilkan akan di persembahkan pada almameter sebagai menara gading bagi kemajuan ilmu dan teknologi. Sedangkan pada misi social suatu karya ilmiah adalah proses mempelajari, mengamati, meneliti, dalam kaitan ini penyusun mengkorek hal-hal yang selama ini menjadi sebab akibat ketinggalan mahasiswa/i sekaligus membuka sakrawala pemikiran yang baru bagi peningkatan peran pelajar dalam peningkatan sumber daya manusia di Negara Republik demokratik Timor Leste yang baru belasan tahun merdeka.

                                                                                                    Baucau, Mei 2013

                                                                                                      Penulis

                                                                                                   (SALVADOR MONTEIRO)

BAB I

PENDAHULUHAN

1. Latar Belakang

Perkembangan ilmu dan teknologi selalu beriringan dengan tingkat peradaban manusia. Dengan bertambahnya ilmu dan teknologi yang dikuasai maupun yang diterapkan, diharapkan manusia dapat meningkatkan kesejahteraan peradaban manusia secara keseluruhan, walaupun dampak-dampak negatif selalu bermunculan seiring dengan kemajuan teknologi manusia.

Dalam perkembangan ilmu pengatahuan dan teknologi, manusia selalu berusaha untuk mencari suatu cara sehingga penerapan dari iptek itu sendiri memberikan banyak keuntungan dan meringankan beban kerja manusia. Oleh karena itulah, saya berusaha memaparkan dalam makalah ini tentang “Merancang Sistem Informasi”.

2. Perumusan Masalah

Dari latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas, maka perumusan masalah dalam penulis ini, adalah merancang output, input, struktur file, program, prosedur, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung mendesign sistem informasi.

Bagian ini juga memaparkan tentang Perancang sistem digunakan untuk menjawab pertanyaan what? Sedangkan desain digunakan untuk menjawab pertanyaan how? Desain berkonsentrasi pada bagaimana system dibangun untuk memenuhi kebutuhan pada fase kesuksesan.

3. Tujuan Penulisan Masalah

Untuk mengefektifkan biaya pemasukan data, mencapai keakuratan yang tinggi dan untuk menjamin pemasukan data dapat diterima & dimengerti oleh pemakai. Serta juga bagainama tahap perancangan / desain sistem mempunyai 2 tujuan utama, yaitu:

1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik yang terlibat (lebih condong pada desain sistem yang terinci).

Kedua tujuan ini jelas berfokus pada perancangan atau desain sistem yang terinci yaitu pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap yang nantinya digunakan untuk pembuatan program komputer.

Untuk mencapai tujuan ini, seorang perancang system informasi harus dapat mencapai sasaran–sasaran sebagai berikut:

1. Desain sistem harus bermamfaat, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan ini berarti bahwa data harus mudah diperolah, metode-metode harus mudah diterapkan dan informasi harus mudah dihasilkan dan mudah dipahami.
2. Desain sistem harus mendukung tujuan utama.
3. Perencanaan sistem harus efektif dan efesien untuk dapat mendukung keputusan yang akan diambil oleh pimpinan, termasuk tugas-tugas lainnya yang tidak dilakukan dengan menggunakan komputer.

Perancangan sistem harus dapat mempersiapkan rancangan bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simpanan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak dan pengendalian system.

1. Mamfaat Penulisan Masalah

1. Manfaat Teoritis

Manfaat teoritis adalah untuk memperkaya khasana ilmu pengetahuan yang khususnya mengenai perancang sistim informasi dan umumnya untuk memperkaya ilmu teknologi khususnya di bidang Teknik Informatika (IT).

2. Manfaat Praktis

Diharapkan dari manfaat praktis dalam penulisan makalah ini dapat dijadikan referensi atau acuan bagi kalangan Universitas Oriental Timor Lorosae Kelas B Baucau dalam merumuskan merancang sistim informasi, terutama dalam proses merancang/mendesign sistim informasi.

BAB II

TINJAUAN TEORITIS

2.1 Pengertian Sistem

Sistem didefinisikan menjadi 2 kelompok sistem, yaitu yang menekankan pada prosedumya dan yang menekankan pada komponen atau elermenya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur Sistem adalah suatu jaringan kerja prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang saling terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu sistem umum memiliki beberapa komponen, dimana masing-masing komponen tersebut saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Berdasarkan definisi dari sistem, maka suatu sistem mempunyai elemen-elemen atau komponen yang mendukungnya, yaitu:

1. Input.

Input adalah energi atau bahan baku yang dimasukkan ke dalam sistem.

2. Proses.

Suatu sistem mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi keluaran.

3. Output.

Output adalah hasil dari energi atau bahan baku yang dapat dipergunakan oleh pihak lain dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Output dapat merupakan input untuk sub sistem yang lain.

4. Umpan Balik .

Merupakan keadaan yang terjadi terhadap sistem akibat dari penerapan suatu sistem. Umpan balik ini dapat menimbulkan keadaan yang menguntungkan atau mengganggu kelangsungan hidup sistem. Penilaian tentang keberhasilan system ditentukan oleh proses ini.

5. Mekanisme Kontrol.

Kegiatan yang memfokuskan pada pengendalian terhadap pelaksanaan akan kerja didalam proses guna pencapaian sistem, namun yang terpenting dari pengendalian adalah pengendalian yang seminimal mungkin guna efisiensi dengan tingkat kualitas sistem yang tinggi.

6. Batasan.

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luamya.

7. Tujuan Sistem (Goal Sistem).

Suatu sistem dapat mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem-sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

2.2 Konsep Data Dan Informasi

Secara konseptual data dan informasi mempunyai arti yang berbeda. Data merupakan kata jamak dari datum yang berarti gambaran mengenai fakta, statistik, dan lain sebagainya, yang belum memiliki makna atau arti, Sedangkan informasi didefinisikan sebagai kumpulan dari fakta, statistik dan lain-lain yang memiliki makna atau arti. Jadi yang membedakan data dan informasi adalah makna yang dikandungnya. Oleh karena itu tidak heran jika pemakaian kata data dan informasi sering kali dipertukarkan. Untuk lebih memperjelas perbedaan data dan informasi, maka dibawah ini dijelaskan definisi yang diberikan oleh Burch Jhon G. Jr. dalam bukunya yang berjudul “Information Systems : Theory and Practice” : Data adalah fakta dasar, data baru berarti jika sudah diolah dan dikaitkan dengan konteks tertentu. Informasi adalah suatu hasil pengolahan data dalam bentuk agregat untuk menghasilkan pengetahuan atau kemampuan.

2.3 Tahapan Dalam Pembentukan Sistem

Setiap subsistem dari organisme hidup-lahir, bertumbuh menjadi matang, berfungsi dan akhimya mati. Proses evolusioner ini disebut siklus kehidupan sistem atau sistem development life cycle (SDLC). Proses pengembangan sistem mencakup 5 (lima) tahapan, yaitu:

1. Tahap Perencanaan.

Dalam tahap perencanaan merupakan tahapan awal yang dilakukan dalam proses perancangan suatu sistem. Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan antara lain adalah: Menyadari masalah, mendefinisikan masalah, menentukan tujuan sistem, mengidentifikasi kendala-kendala sistem, membuat studi kelayakan, mempersiapkan usulan penelitian sistem, menyetujui atau menolak penelitian proyek, menetapkan mekanisme pengendalian.

2. Tahap Analisis.

Pada saat perencanaan telah selesai, tahap selanjutnya beralih pada analisis dari sistem yang telah ada. Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merencanakan sistem yang baru atau diperbarui. Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah: Mengumumkan penelitian sistem, mengorganisasikan tim proyek, mendefinisikan kebutuhan informasi, mendefinisikan kriteria kinerja sistem, menyiapkan usulan rancangan, menyetujui atau menolak rancangan proyek.

3. Tahap Rancangan.

Dengan memahami sistem yang ada dan persyaratan-persyaratan sistem baru, kemudian beralih pada tahap memvahas rancangan sistem baru. Rancangan system adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Ini biasanya digunakan suatu alat bantu untuk menggambarkan rancangan sistem yang akan dibuat. Alat bantu tersebut biasanya adalah Data Flow Diagram kegiatan yang dikerjakan pada tahap ini antara lain adalah: Menyiapkan rancangan sistem yang terinci, mengidentifikasikan berbagai altematif konfigurasi sistem, mengevaluasi berbagai altematif konfigurasi sistem, memilih konfigurasi yang terbaik, menyiapkan usulan penerapan, menyetujui atau menolak penerapan sistem.

4. Tahap Implementasi.

Dalam tahap implementasi kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. Dalam kegiatan ini ada 8 (delapan) tahapan kegiatan yaitu : Merencanakan penerapan, mengumumkan penerapan, mendapatka sumber daya perangkat keras, mendapatkan sumber daya perangkat lunak, menyiapkan database, menyiapkan fasilitas fisik, mendidik peserta dan pemakai, masuk ke sistem yang baru.

5. Tahap Penggunaan.

Dalam tahapan ini mencakup 3 (tiga) kegiatan sekaligus, yaitu menggunakan sistem melakukan audit terhadap sistem yang bersangkutan dan melakukan perawatan terhadap sistem. Dalam menggunakan sistem, diharapkan pemakai menggunakan sistem sesuai dengan tujuan yang telah digariskan sebelumnya. Sedangkan pada kegiatan mengaudit sistem, dilakukan studi untuk mengetahui sampai sejauh mana sistem yang bersangkutan dapat memenuhi kriteria yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan ini biasanya dilakukan berulang-ulang dengan periode tertentu. Pada kegiatan sistem selain dilakukan kegiatan yang berhubungan dengan perawatan sistem yang bersangkutan, juga dilakukan modifikasi agar system tetap dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang diperlukan. Hal tersebut dilakukan antara lain untuk:

• Menjaga agar sistem selalu ‘Up-to-date’ dan sesuai dengan pekerjaan.
• Meningkatkan kinerja karena adanya saran-saran baru yang lebih baik.
• Memperbaiki kesalahan-kesalahan yang ada.

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Perancangan Sistem

Setelah tahap penulis perancang system informasi selesai dilakukan, maka penulis perancang system informasi telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi penulis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan perancangan sistem.

Perancang sistem digunakan untuk menjawab pertanyaan what? Sedangkan desain digunakan untuk menjawab pertanyaan how? Desain berkonsentrasi pada bagaimana system dibangun untuk memenuhi kebutuhan pada fase kesuksesan.

Perancangan sistem dapat dibagi dalam 2 bagian, yaitu:

1. Perancangan sistem secara umum / perancangan konseptual, perancangan logikal / perancangan secara makro.
2. Perancangan sistem terinci / perancangan sistem secara phisik.

1. Elemen-Elemen Pengetahuan Yang Berhubungan Dengan Proses Desain:

1. Sumber daya organisasi: bertumpu pada 5 unsur organisasi, yaitu: man, machines, material, money dan methods.
2. Informasi kebutuhan dari pemakai: informasi yang diperoleh dari pemakai selama fase analisis sistem.
3. Kebutuhan sistem: hasil dari analisis sistem.
4. Metode pemrosesan data, apakah: manual, elektromechanical, puched card, atau computer base.
5. Operasi data. Ada beberapa operasi dasar data, a.l: capture, classify, arrange, summarize, calculate, store, retrieve, and reproduce dan disseminate.
6. Alat bantu desain, seperti: dfd, dcd, dd, decision table dll.

2. Langkah Dasar Dalam Proses Desain:

1. Mendefinisikan tujuan sistem (defining system goal), tidak hanya berdasarkan informasi pemakai, akan tetapi juga berupa telah dari abstraksi dan karakteristik keseluruhan kebutuhan informasi sistem.
2. Membangun sebuah model konseptual (develop a conceptual model), berupa gambaran sistem secara keseluruhan yang menggambarkan satuan fungsional sebagai unit sistem.
3. Menerapkan kendala2 organisasi (applying organizational contraints). Menerapkan kendala-kendala sistem untuk memperoleh sistem yang paling optimal. Elemen organisasi merupakan kendala, sedangkan fungsi-fungsi yang harus dioptimalkan adalah: performance, reliability, cost, instalation schedule, maintenability, flexibility, grouwth potensial, life expectancy. Model untuk sistem optimal dapat digambarkan sebagai sebuah model yang mengandung: kebutuhan sistem dan sumber daya organisasi sebagai input; faktor bobot terdiri atas fungsi-fungsi optimal di atas; dan total nilai yang harus dioptimalkan dari faktor bobot tersebut.
4. Mendefinisikan aktifitas pemrosesan data (defining data processing activities). Pendefinisian ini dapat dilakukan dengan pendekatan input-proses-output. Untuk menentukan hal ini diperlukan proses iteratif sbb:

1. Mengidentifikasn output terpenting untuk mendukung/mencapai tujuan sistem (system’s goal)
2. Me-list field spesifik informasi yang diperlukan untuk menyediakan output tersebut
3. Mengidentifikasi input data spesifikik yang diperlukan untuk membangun field informasi yang diperlukan.
4. Mendeskripsikan operasi pemrosesan data yang diterapkan untuk mengolah input menjadi output yang diperlukan.
5. Mengidentifikasi elemen input yang menjadi masukan dan bagian yang disimpan selama pemrosesan input menjadi output.
6. Ulangi langkah a-e terus menerus samapi semua output yang dibutuhkan diperoleh.
7. Bangun basis data yang akan mendukung efektifitas sistem untuk memenuhi kebutuhan sistem, cara pemrosesan data dan karakteristik data.
8. Berdasarakan kendala-kendala pembangunan sistem, prioritas pendukung, estimasi cost pembangunan; kurangi input, output dan pemrosesan yang ekstrim
9. Definisikan berbagai titik kontrol untuk mengatur aktifitas pemrosesan data yang menentukan kualitas umum pemrosesan data.
10. Selesaikan format input dan output yang terbaik untuk desain sistem.

5. Menyiapkan proposal sistem desain. Proposal ini diperlukan untuk manajemen apakah proses selanjutnya layak untuk dilanjutkan atau tidak. Hal-hal yang perlu disiapkan dalam penyusunan proposal ini adalah:

1. Menyatakan ulang tentang alasan untuk mengawali kerja sistem termasuk tujuan/objektif khusus dan yang berhubungan dengan kebutuhan user dan desain sistem.
2. Menyiapkan model yang sederhana akan tetapi menyeluruh sistem yang akan diajukan.
3. Menampilkan semua sumber daya yang tersedia untuk mengimplementasikan dan merawat sistem.
4. Mengidentifikasi asumsi kritis dan masalah yang belum teratasi yang mungkin berpengaruh terhadap desain sistem akhir.

3. Prinsip Dasar Desain

Ada 2 prinsip dasar desain, a.l:

1. Desain sistem monolitik. Ditekankan pada integrasi sistem. Resource mana yang bisa diintegrasikan untuk memperoleh sistem yang efektif terutama dalam cost.
2. Desain sistem modular. Ditekankan pada pemecahan fungsi-fungsi yang memiliki idependensi rendah menjadi modul-modul (subsistem fungsional) yang terpisah sehingga memudahkan kita untuk berkonsentrasi mendesain per modul. Sebuah sistem informasi dapat dipecah menjadi 7 subsistem fungsional, a.l: data collection, data processing, file update, data storage, data retrival, information report dan data processing controls.

4. Petunjuk umum dalam desain subsistem fungsional sebuah sistem informasi:

1. Sumber data sebaiknya hanya dikumpulkan sekali sebagai input ke sistem informasi.
2. Akurasi sumber data sangat tergantung pada banyaknya langkah untuk me-record, collect dan prepare data untuk prosessing. Semakin sedikit langkah semakin akurat.
3. Data yang dihasilkan dari sistem berbasis komputer sebaiknya tidak dimasukkan lagi ke sistem.
4. Pewaktuan yang diperlukan untuk mengumpulkan data harus lebih kecil dari pewaktuan informasi tersebut diperlukan.
5. Perlu pemilihan cara pengumpulan data yang paling optimal
6. Pengumpulan data tidak harus on-line, melainkan tergantung dari kebutuhan informasi.
7. Semua sumber data harus dapat di validasi dan diedit segera setelah di kumpulkan.
8. Data yang sudah divalidasi, sebaiknya tidak divalidasi pada proses selanjutnya.
9. Total kontrol harus segera di cek lagi sebelum dan sesudah sebuah aktifitas prosesing yang besar dilakukan.
10. Data harus dapat disimpan hanya di 1 tempat dalam basis data kecuali ada kendala sistem.
11. Semua field data sebaiknya memiliki prosedur entri dan maintenance.
12. Semua data harus dapat dicetak dalam format yang berarti untuk keperluan audit.
13. File transaksi harus di maintain paling tidak dalam 1 siklus update ke basis data.
14. Prosedur backup dan security harus disediakan untuk semua field data.
15. Setiap file non sequential perlu memiliki prosedur reorganisasi secara periodik.
16. Semua field data harus memiliki tanggal update/akses penyimpanan terakhir.

3.2 Sistem Informasi

A. Pengertian Sistem

Sistem adalah suatu satuan (entity) yang terdiri dari dua atau lebih komponen yang erat berhubungan dan saling terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Hal diatas dapat diperkuat oleh beberapa hal antara lain yaitu:

1. Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
2. Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.

B. Elemen-Elemen Sistem

Dalam Sistem Informasi mengatakan bahwa tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen yang sama, tetapi suatu susunan dapat diperlihatkan pada gambar 2.1, berikut:

Keterangan gambar:

Sumber daya input diubah menjadi sumber daya ouput. Sumber daya mengalir dari elemen input, melalui elemen transformasi, ke elemen output. Suatu mekanisme pengendali memantau proses transformasi untuk menyakinkan bahwa sistem tersebut memenuhi tujuannya. Sebagian sistem dapat mengendalikan operasi mereka sendiri yang disebut sistem lingkaran tertutup. Sebagian lagi sistem yang tidak dapat mengendalikan operasi mereka sendiri disebut sistem lingkaran terbuka.

C. Pengertian Informasi

Informasi adalah hasil dari proses pengelolahan data yang memiliki arti dan berguna bagi yang menerimanya. Informasi sangat diperlukan oleh semua pihak baik organisasi ataupun perorangan. Informasi yang baik tentunya adalah sebuah informasi yang cepat, tepat dan akurat yang dapat mendukung pihak manajemen di dalam melakukan pengambilan keputusan. Baik atau buruknya manajemen di dalam melakukan pengambilan keputusan. Baik atau buruknya.

• Hal diatas dapat diperkuat oleh beberapa hal antara lain yaitu:
  • Informasi adalah suatu data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.
  • Informasi adalah data yang telah dibentuk ke dalam form yang berarti dan berguna untuk manusia.
  • Informasi adalah data yang dikonversi atau diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai akhir tertentu.

D. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah sebuah sistem yang terdiri dari pengumpulan, pemasukan, pemrosesan data, penyimpanan, pengelolaan, pengendalian dan pelaporan sehingga tercapai sebuah informasi yang mendukung pengambilan keputusan di dalam organisasi sehingga organisasi dapat mencapai sasaran dan tujuannya. Hal diatas dapat diperkuat oleh beberapa hal antara lain yaitu:

• Sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan dan fungsinya mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk membantu manajer dalam mengambil keputusan, menganalisis dan menggambarkan masalah yang kompleks dalam suatu organisasi.
• Sistem informasi adalah kombinasi teratur apa pun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.

1. Tingkatan Sistem Informasi

Sistem informasi dibagi menjadi empat tingkatan:

1. Sistem infor masi tingkat operasional, adalah sistem informasi yang mengawasi aktivitas dasar dan transaksi-transaksi yang terjadi di perusahaan.
2. Sistem informasi tingkat pengetahuan, adalah sistem informasi yang mendukung pengetahuan dan data pekerjaan di dalam suatu perusahaan.
3. Sistem informasi tingkat manajemen, adalah sistem informasi yang mendukung, mengawasi, mengontrol, mengambil keputusan dan aktivitas administrasi dari manajer menengah.
4. Sistem informasi tingkat strategi, adalah sistem informasi yang mendukung rencana aktivitas jangka panjang yang disusun oleh manajer senior.

Tingkatan sistem informasi dapat digambarkan, pada gambar 2.2

Gambar 2.2 Hubungan Tingkat Sistem Informasi dan Kelompok Pengguna

B) Komponen Sistem Informasi

Komponen sistem informasi adalah sebagai berikut:

1. Sumber Daya Sistem Informasi.

Model sistem informasi menunjukan bahwa sistem informasi terdiri dari lima sumber daya dasar antara lain: manusia, hardware, software data dan jaringan.

2. Sumber Daya Manusia

Manusia dibutuhkan untuk pengoperasian semua sistem informasi. Sumber daya manusia ini meliputi pemakai akhir dan pakar SI.

1. Pemakai akhir (juga disebut sebagai pemakai atau klien) adalah orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan sistem tersebut. Mereka dapat berupa pelanggan, tenaga penjualan, teknisi, staf administrasi, akuntan, atau para manajer. Sebagian besar dari kita adalah pemakai akhir sistem informasi.
2. Pakar SI adalah orang-orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi. Mereka meliputi analis sistem, pembuat software, operator sistem, dan personal tingkat manajerial, teknis dan staf administrasi SI lainnya.

3. Sumber Daya Hardware

Sumber daya hardware meliputi semua peralatan dan bahan fisik yang digunakan dalam pemrosesan informasi. Contoh-contoh hardware dalam sistem informasi berbasis komputer adalahl:

1. Sistem komputer, yang terdiri dari unit pemrosesan pusat yang berisi proses mikro, dan berbagai peralatan periferal yang saling berhubungan. Contohnya adalah sistem komputer palmtop laptop, atau desktop, sistem komputer berskala menengah, dan sistem komputer mainframe besar.
2. Periferal komputer, yang berupa peralatan seperti mouse elektronik atau keyboard untuk input data dan perintah, layar video, atau printer untuk output informasi, dan disk magnetic atau optikal untuk menyimpan sumber daya data.

4. Sumber Daya Software

Sumber daya software meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi. Sumber daya software dibutuhkan dalam bentuk perintah pemrosesan infromasi dan prosedur agar dapat dengan baik menangkap, memproses, serta menyebarkan informasi bagi para pemakai. Contoh-contoh sumber daya software adalah:

• Software sistem, seperti program sistem operasi, yang mengendalikan serta mendukung operasi sistem computer.
• Software aplikasi, yang memprogram pemrosesan langsung bagi penggunaan tertentu komputer oleh pemakai akhir. Contohnya adalah program analisis penjualan, program penggajian, dan program pengolah data (word processing).
• Prosedur, yang mengoperasikan perintah bagi orang-orang yang akan menggunakan sistem informasi. Contohnya adalah perintah untuk mengisi formulir kertas atau menggunakan software.

5. Sumber Daya Data

Data dapat berupa banyak bentuk, termasuk data alfanumerik tradisional, yang terdiri dari angka dan huruf serta karakter lainnya yang menjelaskan transaksi bisnis dan kegiatan serta entitas lainnya. Data teks, terdiri dari kalimat dan paragraf yang digunakan dalam menulis komunikasi, data gambar, seperti bentuk grafik dan angka, serta gambar video grafis dan video; serta data audio, suara manusia dan suara-suara lainnya, juga merupakan bentuk data yang penting. Sumber daya sistem informasi umumnya diatur, disimpan, dan diakses oleh berbagai teknologi pengelolaan sumber daya data ke dalam:

1. Database yang menyimpan data yang telah diproses dan diatur.
2. Dasar pengetahuan yang menyimpan pengetahuan dalam berbagai bentuknya, seperti fakta, dan peraturan.

6. Sumber Daya Jaringan

Teknologi telekomunikasi dan jaringan seperti internet, intranet, ekstranet telah menjadi hal mendasar bagi operasi e-business dan e-commerce yang berhasil, untuk semua jenis organisasi dan dalam sistem informasi berbasis komputer. Teknologi komunikasi dan jaringan adalah komponen sumber daya dasar dari semua sistem informasi. Sumber daya jaringan meliputi:

1. Media komunikasi. Contohnya meliputi kabel twisted-pair. Kabel tembaga, dan kabel optikal fiber; serta teknologi gelombang mikro, selular, dan satelit yang nirkabel.
2. Dukungan jaringan. Kategori umum ini menekankan bahwa banyak hardware, software, dan teknologi data dibutuhkan untuk mendukung operasi dan penggunaan jaringan komunikasi. Contohnya meliputi pemrosesan komunikasi seperti modem dan prosesor antarjaringan, serta software pengendali, seperti software sistem operasi jaringan dan penjelajah internet.

3.3. Pengertian Perancangan Sistem

Perancangan sistem diawali dengan menentukan segala keperluan yang akan memenuhi apa yang akan dibutuhkan oleh sistem, siapa yang mengambil langkah ini dan bagaimana mereka akan disesuaikan. Umumnya, perancangan bergerak dari input ke output. Keluaran (output) sistem, yang terdiri dari reports dan file untuk memuaskan kebutuhan organisasi harus dibatasi dengan jelas.

Hal diatas dapat diperkuat oleh: Perancangan sistem adalah teknik komplementer pemecahan masalah (yang) bekerjasama dengan sistem analisis) yang menyusun kembali komponen- komponen sebuah sistem kembali ke sistem yang utuh-dengan harapan menghasilkan sistem yang lebih baik. Teknik ini dapat melibatkan penjumlahan, penghapusan, dan perubahan komponen-komponen terhadap sistem sebelumnya.

Dengan demikian Perancangan Sistem dapat diartikan sbb:

1. Tahap siklus pengembangan sistem
2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional
3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi
4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk
5. Dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi
6. Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-konponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu system

3.4. Personil Yang Terlibat

Analis sistem seharusnya melibatkan beberapa personil, seperti:

1. Spesialis pengendalian
2. Personil penjamin kualitas
3. Spesialis komunikasi data
4. Pemakai system

3.5. Perancangan Sistem Secara Umum

Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru.

Analisis sistem dan desain sistem secara umum bergantung satu sama lain. Studi menunjukkan bahwa apa yang dikumpulkan, dianalisis dan dimodelkan selama fase analisis menyediakan dasar bagi desain sistem secara umum untuk dibuat. Fase analisis sistem merupakan investigasi dan berorientasi ke temuan. Pada fase ini, profesional sistem harus sering membuat fitur yang baru atau berbeda dari model dasar yang dibuat selama analisis sistem.

Kuncinya adalah dapatkan atau tuliskan semua ke dalam kertas tanpa mencoba untuk memperbaiki desain sistem lebih awal. Aturannya adalah: berinteraksi dengan user, periksa dengan anggota tim, periksa dengan teknisi (pemrogram); desain ulang, periksa, periksa dan periksa kembali tetapi jangan coba-coba untuk membangun detail yang lebih rendah atau spec kecil selama fase ini. Semua ini akan dilakukan jika salah satu dari desain sistem secara umum sudah dipilih untuk implementasi.

TIGA KATEGORI DESAIN SISTEM

1. Global-Based Systems (Sistem Berbasis Global)

Untuk mendesain sistem yang berbasis global (global-based) membutuhkan pemeriksaan secara seksama dan lengkap atau penggantian dari seluruh komponen desain umum. Beberapa tipe perubahan yang umum adalah:

• Output yang lama: dari laporan berbentuk tabel setiap bulannya menjadi layar grafik berwarna 2 atau 3 dimensi
• Proses baru dibuat
• Input diambil dari peralatan scan daripada dengan pensil dan kertas
• Database hirarki lama diubah ke database relasional baru dengan standar bahasa query
• Kontrol yang bervariasi diinstal, termasuk UPS (Uninterruptible Power Systems), DRP (Disaster Recovery Plans), peralatan enkripsi dan peralatan kontrol akses biometri
• Platform teknologi baru yang menggabungkan seluruh topologi jaringan organisasi (komputer dan peralatannya) yang mendukung.

Membutuhkan beberapa tim proyek yang langsung ditunjuk dari CIO.Lembar kerjanya berisi semua komponen desain umum berikut deskripsi masing-masing secara umum. Beberapa alternatif diberikan ke user untuk di review dan diketahui.

Setelah direview, alternatif beberapa aspek dapat digabungkan untuk dibuat gabungannya.Beberapa diantaranya dapat diterima atau dapat ditolak.

2. Group-Based Systems (Sistem Berbasis Kelompok)

Sistem ini melayani cabang-cabang atau group user khusus dalam organisasi. Kelompok ini memiliki kebutuhan khusus untuk menyelesaikan pekerjaan dan membuat keputusan yang tepat. Perancang sistem yang bekerja pada group ini perlu memiliki pengetahuan tentang bekerja pada sistem group-based. Perancang tidak perlu memusatkan perhatian ke perancangan desain sistem tertentu, seperti database dan platform teknologi tetapi pada output, input, proses, kontrol dan untuk platform teknologi, khusus untuk group local (LAN).

3. Local-Based Systems (Sistem Berbasis Lokal)

Sistem ini khusus didesain untuk beberapa orang, sering satu atau dua, untuk aplikasi khusus tambahan. User memiliki PC dan ia direncanakan untuk memiliki sistemnya. Profesional sistem umumnya dipakai untuk bekerja sama dengan user menganalisis mendesain, mengevaluasi sistem yang berbeda, memilih satu dan mengimplementasikan dengan menggunakan jaringan dan pendukungnya.

ADAPUN 4 KUNCI ELEMEN RAD ADALAH:

1. Joint Application Development (JAD)
2. Specialists With Advanced Tools (SWAT) teams
3. Computer-Aided System and Software Engineering (CASE) tools
4. Prototyping

Joint Apllication Development (JAD)

Efektif untuk digunakan di sistem global-based.JAD dapat juga dipakai di sistem group-based maupun local-based.Kunci utamanya adalah joint; user dan professional sistem bekerja sama untuk menganalisis dan mendesain sistem.

3 Perbedaan Model Perancangan, Yaitu:

1. Model Perancangan Mental Desainer (Designer’s Mental Design

Model)

Model ini diformulasikan dari pengalaman, pengetahuan, studi lapangan dan input dari interaksi yang dilakukan dengan user.

2. Model Perancangan Mental User (User’s Mental Design Model)

Idealnya model ini dan model desain sistem konseptual adalah sama. Interaksi joint dan proses desain diulang hingga model desain sistem konseptual sama dengan model desain mental user.

3. Model Perancangan Sistem Konseptual

Menggambarkan modeling tool, seperti Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), decision table, screen prototype of report, decision tree, dll.

Specialists with Advanced Tools (SWAT) teams

Terdiri dari 3 atau 4 profesional sistem yang memiliki kemampuan dan motivasi.Tim proyek yang kecil lebih produktif dibandingkan dengan tim proyek untuk sistem yang lebih besar.

CASE Tools

Digunakan oleh tim SWAT untuk menambah produktifitas dan kualitas kerja dari membangun sistem.

• Menambah disiplin
• Mengurangi kesalahan dan kekosongan desain
• Mengurangi kerja sistem yang berulang

Prototyping

Bekerja dengan JAD dimana user ditunjukkan dengan apa yang akan mereka dapatkan dan meresponnya. CASE memfasilitasi prototyping untuk membuat desain layar, model-model yang bervariasi dan dialog yang cepat serta untuk memodifikasinya saat berinteraksi dengan user.

Dengan RAD, penyusunan prototyping tidak dibuang, tetapi menjadi bagian dari desain sistem akhir. Pendekatannya mencapai aturan 80:20, 80% permintaan user dapat dipenuhi dengan 20% desain sistem.Tim SWAT bekerja di akhir dari sistem. Pengalaman user membantu tim SWAT dalam mendefinisikan perubahan-perubahan yang tidak terbayangkan.

Macam dari aturan 80:20 ini untuk membangun sistem adalah teknik kotak waktu DuPont (time box technique) dimana proyek sistem harus diselesaikan tidak lebih dari 90 hari.Pendekatan ini lebih ke teknik manajemen proyek. Jika melebihi 90 hari berarti kehilangan kesempatan bisnis dan akan melebihi estimasi waktu dan uang.

3.6. Tahapan Perancangan Sistem

A. Perancangan Output

Perancangan output atau keluaran merupakan hal yang tidak dapat diabaikan, karena laporan atau keluaran yang dihasilkan harus memudahkan bagi setiap unsur manusia yang membutuhkannya.

Tipe Output dapat dibedakan:

• Eksternal

Tujuan output untuk informasi diluar organisasi pemakai

Contoh: faktur, check, tanda terima pembayaran, dll.

• Internal

Tujuan output untuk informasi dilingkungan organisasi pemakai

Contoh: laporan-laporan terinci, laporan-laporan ringkasan, dll.

Yang harus diperhatikan dalam perancangan output:

• Tipe output (Eksternal, Internal)
• Isi output (keterangan atau informasi)
• Format output (berupa keterangan/narrative, tabel atau grafik)
• Frekuensi (banyaknya pencetakan dalam periode tertentu)

Langkah-langkah Perancangan Output Secara Umum:

• Menentukan kebutuhan Output dari sistem yang baru

• Output yang akan dirancang dapat ditentukan dari DFD sistem baru yang telah dibuat.

• Menentukan parameter dari Output (lihat yang harus diperhatikan dalam perancangan Output)

B. Perancangan Input

Proses Input dapat melibatkan dua atau tiga tahapan utama, yaitu:

• Data capture / Penangkapan data
• Data preparation / Penyiapan data
• Data entry / Pemasukan data

Input yang menggunakan alat input tidak langsung mempunyai 3 tahapan utama, yaitu data capture, data preparation dan data entry.

Sedangkan input yang menggunakan alat input langsung terdiri dari 2 tahapan utama, yaitu data capture dan data entry.

Tipe Input dapat dibedakan:

• Eksternal

Pada tipe ini pemasukan data berasal dari luar organisasi

Contoh: faktur pembelian, kwitansi-kwitansi dari luar organisasi, dll

• Internal

Pada tipe ini pemasukan data hasil komunikasi pemakai dengan sistem

Contoh: faktur penjualan, order penjualan, dll

Yang perlu diperhatikan dalam Perancangan Input adalah:

• Tipe input
• Fleksibel format
• Kecepatan
• Akurat
• Metode verifikasi
• Mudah dikoreksi
• Keamanan
• Mudah digunakan
• Kompatibel dengan sistem yang lain
• Biaya yang ekonomis

Langkah-langkah Perancangan Input Secara Umum:

• Menentukan kebutuhan Input dari sistem yang baru

• Input yang akan dirancang dapat ditentukan dari DFD sistem baru yang telah dibuat

• Menentukan parameter dari Input.

Alat Input direct entry:

MICR, OCR, OMR, Digitizer, Image Scanner, Pos Device, ATM, Mouse, Voice Recognition.

C. Perancangan Dialog

Tujuan dari perancangan Dialog adalah:

• Untuk menjaga agar pemasukan data benar
• Untuk menjawab pertanyaan yang sering diajukan oleh pemakai

Tipe Dialog:

• Dialog Aktif

Pemakai mengajukan pertanyaan atau memasukan data

PEMASUKAN DATA BARANG

Nomor Order : Nama Barang : Jumlah Barang : Harga : Penjual : Tanggal Pemesanan Barang : Tanggal Diterima Barang :

• Dialog Pasif

Pada tipe ini pemakai memilih pilihan yang tersedia

PROGRAM SISTEM INVENTORY

MENU PILIHAN PEMASUKAN DATA BARANG PROSES DATA BARANG CETAK LAPORAN SELESAI PILIHAN ANDA: …

Yang perlu diperhatikan dalam Perancangan Dialog adalah:

• Mudah digunakan
• Dapat memberikan petunjuk
• Menggambarkan atau sesuai dengan keinginan pemakai
• Cepat memberikan respon
• Dapat menampilkan pesan kesalahan
• Fleksibel

D. Perancangan Proses Sistem

Tujuan dari Perancangan Proses Sistem adalah:

• Untuk menjaga agar proses data lancar dan teratur sehingga menghasilkan informasi yang benar
• Untuk mengawasi proses dari system

Perancangan Proses Sistem ini bisa digambarkan dengan:

• Sistem Flowchart
• DFD
• Dll

Proses

• Real Time
• Batch
• Online
• Offline

E. Perancangan Database

Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan database system. Sistem basis data (database system) ini adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya.

Tipe dari File

1. File Master

Berisi data yang tetap dimana pemrosesan terhadap data hanya pada waktu-waktu tertentu.

Terdapat 2 tipe file master:

a. File Referensi

Data yang tetap, dimana pengolahan terhadap data tersebut memerlukan waktu yang lama

b. File Dinamik

Data yang ada dalam file berubah tergantung transaksi

2. File Input / Transaksi

Berisi data masukan yang berupa data transaksi dimana data-data tersebut akan diolah oleh computer

3. File Laporan

Berisi informasi yang akan ditampilkan

4. File Sejarah / Arsip

Berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi disimpan untuk keperluan masa dating.

5. File Backup / Pelindung

Berisi salinan data-data yang masih aktif di database pada suatu waktu tertentu

6. File Kerja / Temporary File

Berisi data-data hasil pemrosesan yang bersifat sementara

7. File Library

Berisi program-program aplikasi atau utility program.

Akses File:

Metode yang menunjukkan bagaimana suatu program komputer akan membaca record-record dari suatu file.

File dapat diakses dengan 2 Cara, yaitu:

• Sequential (urut)
• Direct / Random (langsung)

Organisasi File:

Pengaturan dari record secara logika didalam file dihubungkan satu dengan yang lainnya:

• File Urut (Sequential File)

Merupakan file dengan organisasi urut dengan pengaksesan urut pula

• File Urut Berindex (Indexed Sequential File)

Merupakan file dengan organisasi urut dengan pengaksesan langsung

• File Akses Langsung (Direct Acces File).

Merupakan file dengan organisasi acak dengan pengaksesan langsung.

Alat Perancangan Database:

• ERD
• Mapping
• Normalisasi

Langkah-langkah Perancangan Database secara umum:

1. Menentukan kebutuhan file database untuk sistem baru
2. Menentukan parameter dari file database

F. PERANCANGAN KONTROL

Tujuannya agar keberadaan sistem setelah diimplementasi dapat memiliki keandalan dalam mencegah kesalahan, kerusakan serta kegagalan proses sistem.

Ancaman Sistem

• Kesalahan manusia (lalai, kurang pelatihan)
• Perangkat lunak yang bersifat merusak / menipu (Salami Technique, Trojan Horse, Logic Bomb, Worm, Virus)
• Penyadapan
• Pengaksesan yang tidak sah
• Perubahan / kehilangan database
• Kegagalan landasan teknologi

Jenis Kontrol

• Pencegahan
• Pendeteksian
• Pengkoreksian

G. PERANCANGAN JARINGAN

Langkah:

1. Membuat segmen bidang usaha (berdasarkan geografis, departemen, bangunan, lantai, dsb)
2. Membuat sebuah model LAN
3. Mengevaluasi LAN untuk menentukan apakah mereka cocok untuk tiap segmen diseluruh usaha
4. Interkoneksi segmen-segmen jaringan

Topologi:

• Bus
• Star
• Ring

H. Perancangan Komputer

Kelompok Komputer:

• Mainframe
• Mini Komputer
• Mikrokomputer

Device:

• Input
• Output
• Proses
• Penyimpanan

3.7. Tekanan-Tekanan Perancangan

Perancangan sistem informasi harus memperhatikan sejumlah tekanan desain (forces design):

1. Integrasi (Integration)
2. Jalur Pemakai / Sistem (User / System Interface)
3. Tekanan Persaingan (Competitive Forces)
4. Kualitas dan kegunaan Informasi (Information Quality and Usability)
5. Kebutuhan-kebutuhan System (Systems Requirements)
6. Kebutuhan-kebutuhan Pengolahan Data (Data Processing Requirements)
7. Faktor-faktor Organisasi (Organizations Factors)
8. Kebutuhan-kebutuhan Biaya Efektifitas (Cost Effectiveness Requirements)
9. Faktor-faktor Manusia (Human Factors)
10. Kebutuhan-Kebutuhan Kelayakan (Feasibility Requirements)

BAB IV

PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Perancangan Sistem Informasi yang diajukan ini adalah digunakan sebagai sarana untuk meningkatkan nilai tambah Universitas Oriental Timor Lorosae. Dari hasil penulisan pada bab sebelumnya maka dapat disimpulkan sebagai berikut:

• Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai system.
• Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik yang terlibat (lebih condong pada desain sistem yang terinci).

Kedua tujuan ini jelas berfokus pada perancangan atau desain sistem yang terinci yaitu pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap yang nantinya digunakan untuk pembuatan program komputer.

Untuk mencapai tujuan ini, seorang perancang sistem informasi harus dapat mencapai sasaran–sasaran sebagai berikut:

4. Desain sistem harus bermamfaat, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan ini berarti bahwa data harus mudah diperolah, metode-metode harus mudah diterapkan dan informasi harus mudah dihasilkan dan mudah dipahami.
5. Desain sistem harus mendukung tujuan utama.
6. Perencanaan sistem harus efektif dan efesien untuk dapat mendukung keputusan yang akan diambil oleh pimpinan, termasuk tugas-tugas lainnya yang tidak dilakukan dengan menggunakan komputer.

4.2. SARAN

Berdasarkan hasil penulisan yang telah diuraikan diatas ada kekurangan makalah ini, maka penulis minta mohon maaf kepada pada para pembaca atas kata-kata, kalimat atau gaya bahasa maka penulis dapat menerima kritikan dan saran yang bersifat positif dan konstruktif demi menyempurnakan makalah ini dan dengan adanya perancangan sistim informasi yang sudah di bahas pada bab sebelumnya, sebaiknya diterapkan dan diimplementasikan secepatnya, kiranya semua kritikan, masukan dan saran penulis dapat menerima dengan kedua belah tangan.